Privaatsuspoliitika

1. Ülevaade

See poliitika selgitab, milliseid isikuandmeid Cognito Ventures OÜ („Ruumio“, „meie“) kogub, miks, kuidas neid kasutatakse ja jagatakse, kui kaua neid hoitakse ning millised õigused sul on.

See hõlmab stuudiote omanikke, administraatoreid ja töötajaid, meiega ühendust võtvaid inimesi ning Ruumio platvormi veebilehe külastajaid. Andmete puhul, mida stuudio kogub oma liikmete ja külaliste kohta, on vastutav töötleja stuudio ja tema otsustab nende kasutamise; meie töötleme neid stuudio eest isikuandmete töötlemise lepingu alusel (vt „Stuudiote liikmete andmed“).

2. Kes vastutab

Vastutav töötleja on Cognito Ventures OÜ, registrikood 16448180, Sõle tn 14, 10611 Tallinn. Isikuandmete küsimused ja taotlused: privacy@ruumio.app. Andmekaitseametnikku me määranud ei ole (seadus seda meilt ei nõua); aadress privacy@ruumio.app jõuab vastutava inimeseni.

3. Milliseid andmeid kogume

Konto: nimi, e-post, telefon (vabatahtlik), keel, parooli räsi (mitte parool ise), kaheastmelise sisselogimise krüpteeritud saladus ja varukoodide räsid ning e-posti kinnitamise aeg.

Stuudio ja arveldus: stuudio nimi ja aadress, sinu riik, ärinimi, KMKR- või maksukohustuslase number ja selle kontrolli tulemus ELi VIES-teenuses, pakett ja lisamoodulid, arved ning Stripe'ilt saadud makseandmed (kaardi tüüp, viimased neli numbrit, makse riik). Kaardinumbreid me ei näe ega salvesta.

Maksude jaoks säilitatavad tõendid: registreerimisel kasutatud internetiühenduse aadress ja riik ning kaardi riik, et määrata, kus käibemaks tasuda.

Tingimustega nõustumine: milline versioon, millal, internetiaadress ja brauser.

Seansid ja turvalisus: sinu sisselogitud seadmed (brauser, lühendatud internetiaadress, viimane tegevus), brauserid ja süsteemid, millest oled sisse loginud (ainult räsi, et uuest seadmest sisselogimisest teada anda), sisselogimiste ja muudatuste tegevuslogi koos internetiaadressiga (eemaldatakse 90 päeva pärast) ning veateated, millest isikuandmed eemaldatakse enne saatmist.

Kui sinu aadressile saadetud e-kiri põrkub tagasi või märgitakse rämpspostiks: aadress ja põhjus, et me sinna enam ei saadaks.

Tugi ja suhtlus: sinu sõnumid Ruumio toele ja meie vastused ning teenuse saadetud e-kirjad.

Valikuline: telefoniteavitused (brauseri tõuketeavituse tellimus, kui need sisse lülitad) ja soovituskood, kui tulid teise stuudio lingi kaudu.

Kust stuudio tuli: lingi kampaaniaandmed, mille kaudu registreerusid (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content ja Google Adsi kliki tunnus), stuudio juures. Kui nõustusid statistikaga: Google Analyticsi juhuslik tunnus sinu brauseri ja külastuse kohta, stuudio juures, et selle hilisemad sammud (prooviperiood, ostetud pakett, esimene broneering) läheksid sama külastuse arvele.

Lehel ruumio.app sinu nõusolekul (punkt 12): kuidas lehte kasutad, Google Analyticsi kaudu: lehed, registreerumise sammud, ligikaudne asukoht, seade ja brauser, juhusliku tunnuse all.

4. Kuidas andmeid kogume

Otse sinult, kui liitud, stuudiot seadistad ja kasutad, maksad või meiega ühendust võtad; automaatselt teenuse kasutamisel (seansid, tegevuslogi); ning kolmandatelt osapooltelt: Stripe (makseandmed) ja ELi VIES-teenus (KMKR-numbri kontroll).

5. Miks ja mis alusel andmeid kasutame

Teenuse osutamiseks meie lepingu alusel: kontod, stuudiod, broneeringud, e-kirjad ja meeldetuletused, tugi, arveldus.

Meie õigustatud huvides: teenuse ja kontode turvalisus (sisselogimispiirangud, kaheastmeline sisselogimine, tegevuslogi, seire), pettuste ja kuritarvitamise ennetamine ning teenuse parandamine koondatud kasutusandmete põhjal. Kaalume neid huve sinu õigustega.

Seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks: raamatupidamine ja arved, käibemaks (sh liidu eriskeemi tõendid), platvormi haldajate aruandlus Maksu- ja Tolliametile (DAC7) ning seaduslikele päringutele vastamine.

Meie õigustatud huvi alusel teada, millised meie kampaaniad stuudioid toovad: registreerumislingi kampaaniaandmed, ilma küpsiseta.

Sinu nõusolekul: telefoniteavitused (tagasi saad selle võtta profiilis); lehel ruumio.app veebistatistika ja reklaami mõõtmine Google'i abil (tagasi saad selle võtta lehel „Küpsised”).

Saadame ainult teenusega seotud teateid (broneeringud, arveldus, turvalisus, teenuse muudatused). Turunduskirju ilma sinu nõusolekuta ei saada. Reklaamiks kasutame andmeid ainult oma reklaamide mõõtmiseks lehel ruumio.app sinu nõusolekul ja stuudiote liikmete andmeid selleks kunagi ei kasuta.

6. Kellega andmeid jagame

Meie volitatud alamtöötlejad, igaüks isikuandmete töötlemise lepingu alusel: Hetzner (majutus Soomes, krüpteeritud varukoopiad Saksamaal), Stripe (maksed ja tellimused), Postmark (e-kirjade kohaletoimetamine), Cloudflare (DNS), e-posti teenuse pakkuja Saksamaal meie enda postkastidele (nt privacy@ ja security@), Sentry (veateated ilma isikuandmeteta), Better Stack (kättesaadavuse seire, isikuandmeteta) ja Slack (teated meie enda meeskonnale stuudiote kohta: stuudio nimi, pakett ja summad, ilma liikmete andmeteta). Stuudiote andmete alamtöötlejate kehtiv nimekiri: ruumio.app/sub-processors.

Google (Google Ireland Limited koos Google LLC-ga) veebistatistikaks ja reklaami mõõtmiseks lehel ruumio.app (Google Tag Manager, Google Analytics, Google Ads) Google'i andmetöötlustingimuste alusel: mida sinu brauser sinu nõusolekul sinna saadab, ning stuudio prooviperiood, pakett ja esimene broneering, kui registreerumisel oli statistika nõusolek (Google'i juhuslik tunnus, pakett ja summa, mitte kunagi nimed ega e-posti aadressid). Stuudiote liikmete andmeid Google ei saa ja stuudiote lehed ei laadi Google'ilt midagi.

Ametiasutused, kui seadus seda nõuab (näiteks Maksu- ja Tolliamet), meie raamatupidaja ja õigusnõustajad konfidentsiaalsuskohustusega ning ettevõtte üleandmisel ostja või õigusjärglane.

Sinu stuudio enda süsteemid, kui need ühendad (uksesüsteem, veebikonksud, kalendrid). Isikuandmeid me ei müü.

7. Andmete edastamine välisriikidesse

Teenus töötab Euroopa Liidu serverites (Helsingi, Soome); krüpteeritud varukoopiaid hoitakse Saksamaal. Mõned neist (Stripe, Postmark, Cloudflare, Slack, Google) asuvad Ameerika Ühendriikides: sinna edastamine põhineb ELi–USA andmekaitseraamistikul ja Euroopa Komisjoni tüüptingimustel.

8. Kui kaua andmeid hoiame

Konto andmeid konto olemasolu ajal. Kustutatud konto isikuandmed eemaldatakse, välja arvatud arvetel: need jäävad raamatupidamise seaduse järgi 7 aastaks alles (nimi ja arveldusandmed, mitte e-posti aadress); broneeringute ja maksete andmed jäävad raamatupidamiseks alles ilma isikuandmeteta. Liikme kliendikirje Stripe'is stuudio kontol kustutatakse samuti; Stripe säilitab maksete andmed, mida ta peab säilitama.

Stuudio andmeid vähemalt 90 päeva pärast seda, kui stuudio ei ole enam aktiivne (pakett lõppenud või tasumata, prooviperiood läbi ilma paketita), eksportimiseks; seejärel kustutatakse need pärast e-kirja omanikule või soovi korral varem. Raamatupidamise dokumendid ja arved: 7 aastat (raamatupidamise seadus). Maksutõendid ja tingimustega nõustumised: nii kaua, kui on vaja maksude ja võimalike nõuete jaoks.

Tegevuslogi kirjed: 2 aastat, nende internetiaadressid 90 päeva. Saadetud e-kirjad: 30 päeva (ebaõnnestunud 90), e-posti teenuse pakkuja juures kuni 45 päeva. Seansid: kuni 30 päeva (administraatoritel 12 tundi). Seadmed, millest sisse logisid: aasta pärast viimast kasutust. Tagasi põrkuvad aadressid: kuni 2 aastat. Teated meie meeskonnale: 30 päeva. Veebistatistika Google'is: 14 kuud; meie serveri Google'ile saadetud sündmused: 30 päeva pärast saatmist. Stuudio registreerumise allikas: koos stuudioga. Varukoopiad: serveris 14 päeva ja väljaspool serverit 30 päeva.

Võime säilitada koondandmeid, mis kedagi ei tuvasta.

9. Kuidas andmeid kaitseme

Krüpteerimine edastamisel (TLS 1.2/1.3), salvestatud saladused krüpteeritud, paroolid räsitud, administraatoritele kaheastmeline sisselogimine, stuudiote andmete range eraldatus, minimaalsed ligipääsuõigused, seire ja häired, igapäevased varukoopiad, turvauuendused ning ISO/IEC 27001 järgi korraldatud infoturbe juhtimissüsteem. Ükski süsteem pole täiesti turvaline; kui rikkumine puudutab sinu andmeid, teavitame sind seaduse kohaselt.

10. Sinu õigused

Sul on õigus oma andmetega tutvuda ja saada neist koopia (Minu konto → Profiil → „Lae alla minu andmed“), lasta neid parandada, kustutada (konto kustutamine profiilis), piirata õigustatud huvil põhinevat töötlemist või esitada selle suhtes vastuväide, andmete ülekandmisele ning nõusoleku tagasivõtmisele.

Saada taotlused aadressil privacy@ruumio.app. Vastame ühe kuu jooksul (keerukate taotluste puhul teatades veel kuni kahe kuu jooksul) ja võime paluda kinnitada isikusamasust.

Kaebuse saad esitada Andmekaitse Inspektsioonile (www.aki.ee) või oma riigi järelevalveasutusele.

11. Stuudiote liikmete andmed

Kui broneerid stuudios, mis kasutab Ruumiot, on sinu andmete vastutav töötleja stuudio ja Ruumio töötleb neid stuudio eest. Küsimuste ja taotlustega oma andmete kohta pöördu stuudio poole; oma konto saad profiilis ka ise alla laadida või kustutada. Meieni jõudnud taotlused edastame stuudiole ja aitame tal vastata.

12. Küpsised ja sarnased tehnoloogiad

Teenuse toimimiseks vajalikud küpsised on alati sees: sisselogimise seanss, kaheastmelise sisselogimise teine samm, keelevalik, administraatorite „vaata kui“ seade, e-kirjaga saadetud lingi tunnus 30 minutiks, veebilehe eelvaade enne avamist ja sinu küpsiste valik (6 kuud).

Ainult sinu nõusolekul, mille annad või keelad ruumio.app lehel kuvatavas teates: statistika (Google Analytics: küpsised, mis eristavad sinu külastusi, 13 kuud) ja turundus (teise stuudio kutselingist saadud soovituskood, 30 päeva; Google Adsi mõõtmine, milline reklaam viis registreerumiseni, 90 päeva). Ilma nõusolekuta loeme soovituse ainult siis, kui registreerud otse kutselingilt. Nõusolekut saad igal ajal muuta või tagasi võtta lehel „Küpsised”; seal on ka iga küpsise nimi, eesmärk ja kestus.

Leht ruumio.app laadib oma lehtedel Google Tag Manageri Google'i nõusolekurežiimis: kuni nõusolekuni ei salvesta see sinu brauserisse midagi ja Google saab ainult küpsisteta signaale (et lehte vaadati, sinu nõusolekuvalik ja päringu internetiaadress, mida Google kasutab ligikaudse asukoha jaoks ega salvesta). Stuudiote lehed ja broneerimislehed ei laadi kolmandate osapoolte skripte ja kasutavad ainult vajalikke küpsiseid.

13. Lapsed

Platvorm on mõeldud ettevõtetele ega ole suunatud lastele. Stuudiod vastutavad oma liikmetele kehtivate vanusereeglite eest.

14. Automatiseeritud otsused

Me ei tee sinu kohta otsuseid ainult automatiseeritud töötlemise põhjal ega profileeri sind.

15. Muudatused

Võime poliitikat uuendada. Igal versioonil on number ja kuupäev ning olulistest muudatustest teatame e-postiga või teenuses. Varasemad versioonid on loetletud poliitika all.

16. Kontakt

Cognito Ventures OÜ, registrikood 16448180, Sõle tn 14, 10611 Tallinn. E-post: privacy@ruumio.app.