Kuidas pidada stuudiot ilma kohapealse töötajata

Millal iseteenindus sobib

Proovisaale, podcastikabiine, väikesi fotostuudioid ja nõupidamisruume broneerivad sageli inimesed, kes teavad, mida teevad, ja võõrustajat ei vaja. Iga broneeringu juures olemine seob sind majaga ja piirab lahtiolekuaegu. Ilma selleta saad avada varahommikul ja hilisõhtul ning sinu aeg läheb stuudiole, mitte uksele.

Halvemini sobib see siis, kui sessioon vajab helitehnikut, tehnika on habras ja kallis või enamik kliente tuleb esimest korda. Neid saab kombineerida: püsiklientidele ja lihtsatele ruumidele iseteenindus, ülejäänule kohapealne töötaja.

1. Ligipääs broneeringu, mitte inimese kaupa

Võtmed ja ühised koodid on nõrk koht. Võtmest tehakse koopia, korra jagatud kood liigub edasi ja sa ei tea, kes ruumis oli. Anna selle asemel igale broneeringule oma ligipääs:

• Kood (või telefonivõti), mis töötab veidi enne algust kuni veidi pärast lõppu
• Saadetakse automaatselt kinnitusega ja uuesti meeldetuletusega, nii et keegi ei pea seda küsima
• Tühistatakse koos broneeringuga, nii et tühistanud klient ei pääse ikkagi sisse
• Logi, milline uks millal avanes, et teaksid, kes oli ruumis enne probleemi avastamist
• Võimalus uks eemalt avada, kui kood ei tööta

2. Kodukord ning saabumine ja lahkumine

Ilma võõrustajata peab kodukorda lugema enne sessiooni, mitte silti ukse kõrval. Hoia see lühike ja konkreetne: mis on hinna sees, mis pole lubatud (söök laua juures, valguste ümberpaigutamine, ruumi mahutavusest rohkem inimesi), kuidas ruum maha jätta, kellele helistada.

• Pane kodukord kodulehele ja lisa link broneeringu kinnitusse
• Palu kliendil broneerides kinnitada, et ta on selle läbi lugenud
• Saabudes: lühike nimekiri seinal (tuled põlema, vaata tehnika üle, teata katkisest enne alustamist)
• Lahkudes: toolid tagasi, kaablid kokku, aknad kinni, uks lukku. Foto sellest, milline ruum peab välja nägema, aitab rohkem kui lõik teksti
• Palu kliendil teatada kahjustustest, mille ta alguses leiab, et neid tema süüks ei arvataks

3. Puhveraeg sättimiseks

Kui broneeringud on järjest, ei jää järgmisele kliendile valmis ruumi. Jäta broneeringute vahele puhveraeg, mis on piisavalt pikk ruumi tuulutamiseks ja asjade paikapanemiseks: sageli 15 kuni 30 minutit, rohkem, kui ruumi sessioonide vahel koristatakse. Puhveraega sa ei müü, nii et arvesta sellega hinna arvutamisel.

4. Kaamerad ja kindlustus

Kaamera sissepääsus või koridoris aitab näha, kes millal sisse tuli. Kui salvestad inimesi, kehtivad andmekaitsereeglid: anna sellest teada kodulehel ja sildiga, hoia salvestisi ainult nii kaua, kui vaja, ja ära pane kaameraid sinna, kus inimesed eeldavad privaatsust. ELis kehtib selle kohta isikuandmete kaitse üldmäärus; kontrolli, mida nõuab sinu riigi andmekaitseasutus.

Ütle kindlustusandjale, et stuudio töötab ilma kohapealse töötajata. Mõni poliis katab vargust või kahju teisiti, kui kedagi kohal pole, või nõuab valvesüsteemi või teatud lukke. Küsi enne avamist, mitte pärast esimest kahjujuhtumit.

5. Kahjud: tagatisraha või arve tagantjärele

Levinud on kaks lähenemist ja kummalgi on oma hind:

• Enne sessiooni kinni hoitud ja pärast vabastatud tagatisraha peletab hooletuid kliente, aga lisab kõigile ühe sammu ning raha kinni hoidmine ja vabastamine nõuab tööd.
• Arve tagantjärele hoiab broneerimise lihtsana, kuid eeldab kirjalikke tingimusi, millega klient broneerides nõustus, tõendeid (saabumisel tehtud märkmed, fotod, ligipääsulogi) ja klienti, kes on nõus maksma.
• Praktiline algus on selged tingimused ja tagantjärele arve; tagatisraha ainult kõige kallima tehnikaga ruumidele või esmakordsetele klientidele.
• Mida iganes valid, kirjuta see broneerimisel näidatavatesse tingimustesse ja kontrolli, mida sinu riigi tarbijaõigus lubab.

6. Mida automatiseerida ja mis vajab ikka inimest

Inimest on ikka vaja seal, kus tuleb otsustada: telefoninumber juhuks, kui kood ei tööta või midagi läheb sessiooni ajal katki, regulaarne ülevaatus ja suurpuhastus, tarvikute täiendamine ning otsused kahjude, kaebuste ja erandite kohta. Otsusta, kes vastab ja millal, ja kirjuta see kinnitusse.

Kõik, mis käib iga kord ühtemoodi, võib toimida iseenesest:

• Broneerimine ja maksmine veebis, hind ja tühistamistingimused kohe näha
• Kinnitus aadressi, kodukorra ja kalendrifailiga
• Meeldetuletus enne sessiooni koos uksekoodiga
• Tühistamised ja tagastused sinu tingimuste järgi
• Ligipääs, mis avaneb ja sulgub koos broneeringuga

Kuidas seda Ruumios teha

Uksekoodide lisamooduliga loob Ruumio igale broneeringule UniFi Accessis külastaja PIN-koodi, mis kehtib broneeringu ajal ning sinu määratud varuaja enne ja pärast. Kood läheb kliendile eraldi e-kirjaga ja uuesti meeldetuletusega, see tühistatakse koos broneeringuga ja sina valid, milliseid uksi iga ruum avab. Halduses saad ühendust testida, broneeringule uue koodi luua ja ukse eemalt avada.

Igal ruumil on puhveraeg enne ja pärast iga broneeringut, mida liikmed ja külalised broneerida ei saa. Broneeringu kinnitusega tuleb kalendrifail, meeldetuletus läheb välja sinu valitud arv tunde enne sessiooni ning tühistamised ja tagastused käivad iga ruumi tühistamistingimuste järgi. Sinu juhised on liikmete broneerimislehel ja Pro paketis saad muuta liikmetele saadetavaid e-kirju, et lisada neisse kodukord. Broneerimisküsimustega (kõigis pakettides) küsid enne sessiooni, mida vaja teada, ja ruumi mahutavus piirab inimeste arvu.

Kui inimest ikkagi vaja on, saavad administraatorid uute broneeringute ja tühistamiste kohta teavituse telefoni ning Standard ja Pro paketis saab töötajaid määrata sessioonidele, mis vajavad kedagi kohapeal.

Küsimused