Kuidas koostada stuudio tühistamistingimused

Miks stuudiol neid vaja on

Tühistatud broneering jätab sulle tühja ruumi, mille oleksid saanud maha müüa. Mida hiljem see tuleb, seda väiksem on võimalus aeg uuesti täita. Tingimused jagavad seda riski õiglaselt: varakult tühistaja saab raha tagasi ja hiline tühistaja maksab osa ajast, mida tema jaoks hoiti. Kirjaliku reeglita muutub iga tühistamine läbirääkimiseks ja parima tulemuse saab kõige häälekam klient.

1. Vali tähtaeg selle järgi, kui kiiresti aeg uuesti broneeritakse

Tähtaeg näitab, kui kaua enne algust saab klient tühistada ja kogu raha tagasi saada. Vali see oma kalendri põhjal: kui kaugele ette vabanenud aeg tavaliselt uuesti broneeritakse?

• Ruumid, mida broneeritakse paar tundi ette (nõupidamisruumid, proovisaalid tihedas piirkonnas), saavad hakkama lühikese tähtajaga, näiteks 24 tundi.
• Ruumid, mida broneeritakse päevi või nädalaid ette (salvestussessioonid helitehnikuga, fotosessioonid ehitatud taustaga), vajavad pikemat, näiteks 48 tundi või nädal.
• Üks tähtaeg on lihtsam mõista kui astmestik. Kui vajad kahte astet, jää kahe juurde.

2. Otsusta, mis saab pärast tähtaega

Pärast tähtaega võid jätta raha tagastamata, tagastada osa või žestina kõik. Osalist tagastust (näiteks pool) on sageli lihtsam aktsepteerida kui mitte midagi ja see katab ikkagi osa kaotatud ajast. Mida iganes valid, kirjuta see numbrina, mitte „stuudio äranägemisel“.

Otsusta ka, kas on hetk, pärast mida ei saa klient enam ise tühistada, näiteks viimased kaks tundi, ja peab sinuga ühendust võtma. Nii saad enne aja kaotsiminekut rääkida.

3. Kohale ilmumata jätmine, hilinemine, üle aja ja aja muutmine

• Kohale ilmumata jätmine: klient ei tule ega tühista. Lihtsaim reegel on, et broneering loetakse kasutatuks ja raha ei tagastata. Kui piirad korduvalt ilmumata jätnud kliendi edasisi broneeringuid, kirjuta ka see välja.
• Hilinemine: broneering lõpeb ikka broneeritud ajal, sest järgmine klient ootab. Ütle seda kinnituskirjas.
• Üle aja: otsusta, kas lõpuaja järel kasutatud aeg läheb arvele ja mis hinnaga ning kuidas käitud järgmise broneeringuga, mis selle tõttu hiljem algab.
• Aja muutmine: paljud kliendid ei taha tühistada, vaid teist aega. Muutmine enne tähtaega on parem jätta tasuta (klient jääb sulle); otsusta, kas muutmine pärast tähtaega loetakse hiliseks tühistamiseks. Õiglane on käsitleda aja muutmist kui tühistamist ja uut broneeringut, kummalegi tavapärased reeglid.

4. Ette makstud tunnid, tunnipaketid ja kuupaketid

Kui broneering on makstud tunnipaketi või kuupaketi tundidega, mitte rahaga, peaksid tundide kohta kehtima samad tingimused. Õigel ajal tühistatud: tunnid tulevad tagasi. Hilja tühistatud: tundidest jääb alles sama osa, mis kaardimaksest jääks. Nii on reegel sama, millega klient ka ei maksnud, ja ette makstud tunnid ei muutu tasuta võimaluseks iga aeg kinni panna.

Kinkekaartide ja sooduskoodidega on sama lugu: kirjuta välja, kas kinkekaardi summa tuleb kaardile tagasi ja kas kasutatud sooduskoodi saab uuesti kasutada.

5. Ole broneerimise hetkel selge

Tingimused kehtivad ainult siis, kui klient nägi neid enne maksmist. Näita neid broneerimisvormis hinna kõrval, korda kinnituskirjas ja hoia kodulehel eraldi lehel. Kirjuta lihtsate sõnadega nendes keeltes, milles kliendid broneerivad.

Paljudes riikides eeldab tarbijaõigus, et selged tingimused oleksid näha enne ostu, ja võib lugeda kahjuga võrreldes ebaproportsionaalsed trahvid ebaõiglaseks. Ettevõtetest klientide, taganemisõiguse ja kindla kuupäevaga broneeringute reeglid on riigiti erinevad. See juhend ei ole õigusnõu: enne tingimuste avaldamist kontrolli oma riigi tarbijaõigust või küsi nõustajalt.

6. Näited stuudio tüübi järgi

Need on kohandamiseks mõeldud näited, mitte soovitatud tingimused:

• Proovisaal: „Tasuta tühistamine kuni 24 tundi enne algust. Hilisemat tühistamist ja kohale ilmumata jätmist ei hüvitata.“
• Podcasti- või salvestusstuudio helitehnikuga: „Tasuta tühistamine kuni 48 tundi enne algust. Hiljem tagastame 50 %. Tühistamata broneering loetakse kasutatuks.“
• Foto- või videostuudio tellimusel ehitatud taustaga: „Tasuta tühistamine kuni 7 päeva enne võtteid. Hiljem jääb ülesseadmise tasu meile ja stuudioajast tagastame 50 %.“
• Nõupidamisruum: „Tasuta tühistamine kuni 2 tundi enne algust. Hiljem läheb broneering täies ulatuses arvele.“

Kuidas seda Ruumios teha

Igal ruumil on oma tühistamistingimused: kogu summa tagastatakse, kui broneering tühistatakse vähemalt sinu valitud arv tunde enne algust, ja hilisema tühistamise tagastuse protsendi määrad ise. Sama osa kuupaketi tundidest ja tunnipaketi minutitest tuleb tagasi, samuti sama osa kinkekaardi summast. Liikmed saavad veebis tühistada kuni ruumi tühistamise tähtajani, pärast seda palutakse neil stuudioga ühendust võtta.

Tasulise või paketi tundidega broneeringu puhul näitab broneerimisvorm tühistamistingimusi enne broneerimist ja tühistamise e-kiri ütleb, mis tagastatakse. Kui tühistad broneeringu ise, valid täieliku tagastuse, tingimuste kohase osa või tagastuseta ning iga tagastusega kaasneb kreeditarve. Eraldi aja muutmise sammu ei ole: broneeringu teisele ajale viimiseks tühista see lubatud tagastusega ja broneeri liikmele uus aeg.

Aruanded (Standard ja Pro) loevad kokku tühistamised ja neist hilised, nii et näed, kas sinu tähtaeg toimib.

Küsimused