Isikuandmete töötlemise leping

1. Taust ja rollid

See isikuandmete töötlemise leping („DPA“) on osa kasutustingimustest Cognito Ventures OÜ („Ruumio“, volitatud töötleja) ja stuudio (vastutav töötleja) vahel. See hõlmab stuudio liikmete, külaliste ja töötajate isikuandmeid, mida Ruumio teenuse osutamisel töötleb („stuudio andmed“). Ruumio enda konto- ja arveldusandmed, mille vastutav töötleja on Ruumio, on kaetud privaatsuspoliitikaga.

Kui see leping ja tingimused erinevad isikuandmete kaitse osas, kehtib see leping. Mõisted nagu vastutav töötleja, volitatud töötleja, isikuandmed, töötlemine ja isikuandmetega seotud rikkumine on isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) tähenduses.

2. Ese ja kestus

Ruumio töötleb stuudio andmeid ainult teenuse osutamiseks, tingimuste kehtivuse ajal ja sellele järgneval ekspordi- ja kustutamisperioodil (punkt „Kustutamine ja tagastamine“). Üksikasjad on lisas 1.

3. Stuudio kohustused

Stuudio kinnitab, et tal on töötlemiseks õiguslik alus, et ta annab liikmetele seadusega nõutud teabe, küsib vajadusel nõusoleku ja et tema juhised on seaduslikud. Stuudio vastutab sisestatud andmete õigsuse ja esitatud küsimuste eest (eriliiki andmeid mitte, kui see pole seaduslik ja vajalik) ning oma liikmete andmetaotlustele vastamise eest.

4. Ruumio kohustused

Juhised: Ruumio töötleb stuudio andmeid ainult stuudio dokumenteeritud juhiste alusel, sh teenuse seadete kaudu antud juhiste alusel. Kui seadus nõuab muud töötlemist, teatab Ruumio sellest stuudiole enne, kui seadus seda ei keela, ning teatab, kui leiab, et juhis rikub seadust.

Konfidentsiaalsus: kõiki Ruumios, kellel on ligipääs stuudio andmetele, seob konfidentsiaalsuskohustus.

Turvalisus: Ruumio rakendab lisas 2 toodud riskile vastavaid meetmeid.

Abi: Ruumio aitab stuudiot mõistlikult võimalikus ulatuses vastata andmesubjektide taotlustele, tagada andmete turvalisust, käsitleda rikkumisi ning teha andmekaitsealaseid mõjuhinnanguid ja konsultatsioone. Teenuses on selleks tööriistad: liikmete eksport ja kustutamine, tegevuslogi ja stuudio andmete eksport.

Andmesubjektide taotlused: Ruumio edastab stuudio andmeid puudutavad taotlused stuudiole 5 tööpäeva jooksul ega vasta neile ise, välja arvatud teatega, et taotlus edastati stuudiole, kui seadus ei nõua teisiti.

Rikkumised: Ruumio teatab stuudiole stuudio andmeid puudutavast isikuandmetega seotud rikkumisest põhjendamatu viivituseta (eesmärgiga 24 tunni jooksul teadasaamisest), teadaolevate andmetega, et stuudio saaks täita oma kohustusi, ning täiendab teavet, kui seda lisandub.

Arvestus: Ruumio peab arvestust oma töötlemise üle ja annab stuudiole teabe, mis on vajalik selle lepingu täitmise tõendamiseks.

5. Alamtöötlejad

Stuudio annab Ruumiole üldise loa kasutada alamtöötlejaid. Kehtiv nimekiri on aadressil ruumio.app/sub-processors (lisa 3). Ruumio seob iga alamtöötleja vähemalt sama rangete andmekaitsekohustustega kui see leping ja vastutab nende eest.

Ruumio teatab stuudio omanikule e-postiga vähemalt 30 päeva enne, kui uus alamtöötleja hakkab stuudio andmeid töötlema. Stuudio võib selle aja jooksul mõistlikel andmekaitselistel põhjustel vastuväite esitada. Kui vastuväidet ei õnnestu lahendada, võib stuudio enne muudatuse jõustumist tellimuse leppetrahvita lõpetada ja saab ettemakstud tasu lõpujärgse perioodi eest tagasi.

6. Edastamine välisriikidesse

Stuudio andmeid hoitakse Euroopa Liidus (Hetzner: Helsingi, Soome; krüpteeritud varukoopiad Saksamaal). Kui alamtöötleja töötleb neid väljaspool EL-i/EMP-d, põhineb edastamine kaitse piisavuse otsusel (sh ELi–USA andmekaitseraamistik) või tüüptingimustel koos vajalike lisameetmetega.

7. Kustutamine ja tagastamine

Omanik saab stuudio andmed igal ajal alla laadida, ka siis, kui stuudio on peatatud (arveldus → Andmed): ZIP-fail, milles on kõik kirjed JSON-vormingus ja üles laaditud pildid.

Kui stuudio ei ole enam aktiivne (pakett lõpetatakse või lõpeb tasumata makse tõttu, prooviperiood lõpeb ilma paketita või Ruumio tasude arve jääb tasumata), jäävad andmed vähemalt 90 päevaks eksportimiseks alles ja omanikku teavitatakse enne kustutamist e-postiga. Seejärel kustutab Ruumio need, või varem stuudio soovil. Rikkumise tõttu peatatud stuudio andmed säilivad, kuni asi on lahendatud, ja kustutatakse siis samamoodi.

Ruumio säilitab ainult oma dokumendid: oma arved stuudiole (7 aastat, raamatupidamise seadus), tingimustega nõustumise kirjed (lepingu tõendina) ja tegevuslogi (2 aastat, ilma stuudio sisuta). Varukoopiad, kus stuudio andmed võivad veel olla, aeguvad 30 päeva jooksul ja saadetud e-kirjade koopiad e-posti teenuse pakkuja juures 45 päeva jooksul.

8. Auditid

Ruumio annab selle lepingu täitmise tõendamiseks vajaliku teabe: soovi korral kokkuvõtte oma turvameetmetest ja viimasest siseauditist, vastused stuudio turvaküsimustele ning sertifikaadid, kui need on olemas. Jagatud dokumendid on konfidentsiaalsed.

Stuudio või tema määratud audiitor, kellel on konfidentsiaalsuskohustus ja kes ei ole Ruumio konkurent, võib lepingu täitmist auditeerida kord aastas, teatades 30 päeva ette, samuti järelevalveasutuse nõudel või pärast rikkumist, mis puudutab stuudio andmeid. Ruumio võib esmalt vastata dokumentidega; audit läheb kaugemale ainult siis, kui need ei vasta stuudio põhjendatud küsimustele. Audit toimub vaikimisi kaugteel tööajal, ei tohi teenust põhjendamatult häirida ega anna kunagi ligipääsu teiste stuudiote andmetele või süsteemidele, kus see nõrgendaks nende turvalisust.

Alamtöötlejaid auditeeritakse nende endi sertifikaatide ja auditiaruannete kaudu (näiteks ISO/IEC 27001 või SOC 2 aruanded ja PCI DSS kinnitused), mida Ruumio kontrollib ja edastab, kui nende tingimused seda lubavad.

Kumbki pool kannab oma kulud. Dokumentidest kaugemale minev audit (kohapeal või kui see nõuab Ruumiolt üle ühe tööpäeva) on stuudio kulul, eelnevalt kokku lepitud mõistlike määradega, välja arvatud juhul, kui audit tuvastab, et Ruumio on seda lepingut oluliselt rikkunud.

9. Vastutus ja üldsätted

Vastutus selle lepingu alusel järgib tingimustes toodud vastutuse piiramist, kui GDPR ei sätesta teisiti. Kohaldatakse Eesti õigust ja vaidlused lahendatakse tingimustes kirjeldatud viisil. Kui mõni säte on kehtetu, jäävad ülejäänud kehtima.

Lisa 1: Töötlemise üksikasjad

Ese ja eesmärk: broneerimis- ja stuudiohaldusteenuse osutamine: ruumid, asukohad ja lahtiolekuajad; broneeringud, korduvad broneeringud ja nende muudatused; töötajate planeerimine; maksed stuudio Stripe'i konto kaudu; kuupaketid, tunnipaketid, kinkekaardid ja sooduskoodid; ettevõtete kontod ja arved; e-kirjad ja tõuketeavitused; uksekoodid; kalendrite sünkroniseerimine; arvustused; sõnumid stuudioga; stuudio veebileht; ning liidestused.

Kestus: tellimuse kehtivus ja sellele järgnev ekspordiperiood (vähemalt 90 päeva), kauem peatamise lahendamise ajal või kui seadus seda nõuab; varukoopiad kuni 30 päeva kauem ja saadetud e-kirjade koopiad e-posti teenuse pakkuja juures kuni 45 päeva.

Andmesubjektid: stuudio liikmed, külalised, potentsiaalsed kliendid ja stuudiole kirjutajad; selle administraatorid ja töötajad; arve alusel broneerivate ettevõtete kontaktisikud; kinkekaartide ostjad ja saajad; ning inimesed, keda stuudio oma veebilehel näitab (meeskond ja projektide liikmed).

Andmete liigid: isiku- ja kontaktandmed (nimi, e-post, telefon, keel) ja arveldusandmed (ettevõtte nimi, registrikood, KMKR number, aadress, arvete e-post); broneeringud (ruumid, ajad, märkused, lisateenused, vastused stuudio broneerimisküsimustele, töötajate määramised); maksed ja nende olek (summad, tagasimaksed, Stripe'i kliendiviited; kaardiandmed ainult Stripe'is); kuupaketid, tunnipaketid, kinkekaardid (sh saaja nimi ja e-post ning ostja sõnum), sooduskoodid ja arved; ettevõtete ja projektide liikmesus; uksekoodid; sõnumid stuudioga, kontaktivormi sõnumid ja arvustused; stuudio märkmed liikmete kohta; fotod ja muud üleslaadimised; ruumide ja töötajate välistest kalendritest loetud hõivatud ajad; konto- ja turvaandmed (parooli räsi, kaheastmelise sisselogimise saladus, seansid koos brauseri ja lühendatud IP-aadressiga, tegevuslogi kirjed koos IP-aadressidega 90 päeva, tõuketeavituste tellimused, kalendrivoo lingid); ning mida stuudio oma broneerimisküsimustega kogub.

Eriliiki andmed: ei ole ette nähtud. Stuudio ei tohi neid koguda, välja arvatud juhul, kui seadus seda lubab ja see on vajalik. Broneerimisküsimuste vastused saab stuudio valitud aja järel automaatselt kustutada; vabateksti välju (märkmed, sõnumid, broneeringu märkused) automaatselt ei kustutata, seega eemaldab stuudio sinna kirjutatud tundlikud andmed ise.

Lisa 2: Tehnilised ja korralduslikud meetmed

Krüpteerimine: kogu liiklus internetis TLS 1.2/1.3 (kasutajatega, e-kirjade saatmisel, maksete ja muude teenustega ning stuudiote sisestatud kalendri- ja veebihaagi aadressidega); salvestatud ligipääsuandmed ja kaheastmelise sisselogimise saladused krüpteeritud (AES-256-GCM); broneeringu küsimuste vastused krüpteeritud; varukoopiad, mida Ruumio serverist välja kopeerib, krüpteeritud (AES-256), majutusteenuse pakkuja enda serverivarukoopiad jäävad tema ELi andmekeskusesse.

Ligipääs: iga päring piiratud stuudio enda andmetega; rollid ja õigused stuudio sees; Ruumio administraatoritele kohustuslik ja kõigile kasutajatele saadaval kaheastmeline sisselogimine; räsitud paroolid ja seansitunnused; tundlike haldustoimingute eel hiljutine parooli kinnitus; serveritele ligipääs ainult võtmega.

Seire ja logimine: sisselogimiste, muudatuste ja keeldutud ligipääsu tegevuslogi; häired ebatavalise sisselogimisaktiivsuse korral; vigade jälgimine ilma isikuandmeteta; väline kättesaadavuse seire.

Kättesaadavus: igapäevased varukoopiad testitud taastamisega ja taasteprotseduurid.

Turvaline arendus: turvareeglid iga muudatuse jaoks, automaattestid koos turvatestidega enne paigaldust, sõltuvuste kontroll ja kiired turvauuendused.

Korraldus: ISO/IEC 27001 järgi korraldatud infoturbe juhtimissüsteem, intsidentide käsitlemise kord, konfidentsiaalsuskohustused ja alamtöötlejate kontroll.

Lisa 3: Alamtöötlejad

Hetzner Online GmbH (majutus Soomes, krüpteeritud varukoopiad Saksamaal); Stripe Payments Europe, Ltd. (Iirimaa) koos Stripe, Inc.-ga (maksed, EL/USA); Postmark / ActiveCampaign, LLC (e-kirjade kohaletoimetamine, USA); Cloudflare, Inc. (DNS; stuudiote andmeid mitte); Functional Software, Inc. / Sentry (veateated ilma isikuandmeteta, EL); Better Stack, Inc. (kättesaadavuse seire ja südamelöögid, isikuandmeteta). Ajakohane nimekiri koos asukohtadega: ruumio.app/sub-processors.